株式会社チルHR（以下、「当社」といいます。）は、休職者支援サービス「チルログ」（以下、「本サービス」といいます。）の提供にあたり、お客様および利用者の個人情報を適切に取り扱うことを重要な責務と考え、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。
1. 法令等の遵守
当社は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）および関連法令・ガイドラインを遵守し、個人情報を適正に取り扱います。
2. 個人情報の取得
当社は、以下の方法により個人情報を適正に取得します。
- 本サービスの登録・利用時に本人が入力・提出した情報
- 面談・アンケート・チャット等のコミュニケーションを通じて提供された情報
- 企業担当者が当社に提供した従業員情報（休職者氏名・部署・連絡先等）
3. 利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
- 本サービス（休職者支援・面談・レポート提供等）の実施
- 本人確認・連絡・予約調整・フォローアップのため
- 本サービスの品質向上・新機能開発・統計分析のため
- 企業担当者へのレポート提供やサービス運用に必要な範囲での共有
- 法令に基づく開示・協力要請への対応
4. 個人情報の管理
当社は、個人情報を適切かつ安全に管理し、漏えい・滅失・改ざん等の防止に努めます。
- 面談データはGoogle Workspace（企業契約環境）内で暗号化保管
- 外部AIツール・クラウドへの生データ入力は禁止
- 面談担当者は守秘義務契約を締結済み
- アクセス権限を運用担当者・人事担当者の最小限に限定
5. 個人情報の第三者提供
当社は、以下の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 本人または他者の生命・身体・財産の保護のために必要がある場合
- サービス運営上、企業担当者・産業医・心理士等と連携が必要な場合（安全管理義務の範囲内）
6. 個人情報の委託
当社は、個人情報の取扱いを委託する場合、委託先を適切に選定し、守秘義務契約を締結した上で、安全管理が図られるよう監督を行います。
7. 個人情報の開示・訂正・削除等
本人からの自己情報に関する開示・訂正・削除・利用停止の請求があった場合、法令の定めに従い、速やかに対応します。
8. お問い合わせ窓口
個人情報に関するお問い合わせは、以下までお願いいたします。
株式会社チルHR
〒150-0043 東京都渋谷区道玄坂1丁目10番8号
渋谷道玄坂東急ビル2F−C
E-mail：info@chillhr.jp
9. 改定
当社は、本ポリシーを必要に応じて改定することがあります。改定後の内容は本サイト上に掲載し、効力を生じるものとします。
株式会社チルHR
制定日：2025年11月3日（初版）